Regulamin studia, regulamin strony internetowej, polityka prywatności, klauzule RODO, zgody, formularze, umowy z instruktorami… Lista szybko robi się długa, a jeśli nie zajmujesz się prawem na co dzień, łatwo dojść do momentu, w którym nie wiesz już, co rzeczywiście jest potrzebne w Twoim modelu działalności.
Dobra wiadomość jest taka, że nie każde studio potrzebuje dokładnie tego samego zestawu dokumentów.
Innych rozwiązań będzie potrzebować niewielkie studio prowadzące wyłącznie zajęcia dla dorosłych, innych studio przyjmujące zapisy i płatności przez internet, a jeszcze innych miejsce prowadzące zajęcia dla dzieci, wykorzystujące monitoring czy zatrudniające większy zespół instruktorów.
Dlatego zamiast kupować każdy dokument, który znajdziesz w sklepie, zacznij od odpowiedzi na prostsze pytanie: jak faktycznie działa moje studio?
Poniżej znajdziesz listę dokumentów, od których warto zacząć w typowym studiu pilates lub jogi prowadzącym zajęcia dla dorosłych.
To jeden z podstawowych dokumentów organizujących relację pomiędzy studiem a klientem. Dobry regulamin nie powinien być jedynie listą zakazów i nakazów wywieszoną przy recepcji.
Powinien odpowiadać na pytania, które w praktyce pojawiają się przez cały sezon: jak działają zapisy, płatności, karnety i pakiety, kiedy można odwołać rezerwację, co dzieje się w przypadku nieobecności, jakie są zasady uczestnictwa w zajęciach oraz jak wygląda rezygnacja.
Im precyzyjniej zasady zostaną ustalone przed rozpoczęciem współpracy z klientem, tym mniej miejsca pozostaje później na sytuacje typu: „ale trener powiedział mi coś innego” albo „nie wiedziałam, że niewykorzystane wejście przepada”.
Jeżeli prowadzisz zapisy przez internet, korzystasz z systemu rezerwacyjnego, takiego jak Fittsey, sprzedajesz pakiety lub przyjmujesz płatności online, dokumentacja powinna uwzględniać rzeczywisty proces zakupu i korzystania z usług.
Nie wystarczy więc pobrać dowolnego regulaminu klubu fitness i zmienić w nim nazwę firmy. Inaczej może wyglądać model dużej siłowni, inaczej kameralnego studia reformer pilates, a jeszcze inaczej szkoły jogi sprzedającej kursy kilkutygodniowe i warsztaty.
Gotowy regulamin studia pilates Law Hall obejmuje nie tylko regulamin zajęć, ale również rozwiązania potrzebne do uporządkowania zapisów i relacji z uczestnikami.
W pakiecie znajdują się:
👉 Zobacz regulamin studia pilates
Im więcej procesów przenosisz do internetu, tym łatwiej zapomnieć, ile danych osobowych faktycznie przetwarza studio.
Imię i nazwisko klienta, adres e-mail, numer telefonu, informacje przekazywane podczas zapisów, dane znajdujące się w systemie rezerwacyjnym, newsletter, formularz kontaktowy, dane pracowników i instruktorów – to tylko część procesów, które mogą pojawić się w codziennej działalności.
Dlatego RODO w studiu pilates lub jogi nie kończy się na dodaniu na stronie internetowej krótkiej informacji o prywatności.
W zależności od modelu działalności trzeba przeanalizować m.in. obowiązki informacyjne wobec klientów i współpracowników, upoważnienia dla osób mających dostęp do danych, współpracę z zewnętrznymi dostawcami oraz dokumentację wewnętrzną dotyczącą przetwarzania danych.
Jeżeli korzystasz z systemu rezerwacyjnego, hostingu, narzędzia do newslettera, zewnętrznej księgowości czy innych usługodawców, warto również ustalić ich rolę w procesie przetwarzania danych i sprawdzić, czy potrzebne są odpowiednie umowy lub inne rozwiązania wymagane przez RODO.
W Law Hall dostępny jest pełny pakiet polityki prywatności i dokumentacji RODO, obejmujący dokumenty przeznaczone zarówno do wykorzystania na zewnątrz, jak i wewnątrz firmy.
Pakiet zawiera m.in.:
„Dogadaliśmy się” działa świetnie – dopóki obie strony dokładnie tak samo pamiętają, na co się dogadały.
Przy współpracy z instruktorami warto jasno ustalić warunki dotyczące wykonywania zajęć, wynagrodzenia, organizacji zastępstw, obowiązków stron, zasad obowiązujących w studiu czy odpowiedzialności za powierzone zadania.
Umowa nie służy wyłącznie temu, żeby zabezpieczyć się na wypadek konfliktu. Dobrze przygotowany dokument porządkuje współpracę od pierwszego dnia i sprawia, że obie strony wiedzą, czego mogą od siebie oczekiwać.
W praktyce często spotykamy dokumenty bardzo ogólne, które określają właściwie tylko liczbę godzin i wynagrodzenie. Tymczasem współpraca instruktora ze studiem obejmuje znacznie więcej codziennych sytuacji.
Warto więc zadbać o umowę przygotowaną z perspektywy właściciela biznesu i uwzględniającą specyfikę prowadzenia zajęć sportowych.
Gotową umowę zlecenia z instruktorem dla właściciela studia znajdziesz w sklepie Law Hall.
Strona internetowa studia coraz rzadziej pełni wyłącznie funkcję wizytówki. Klient może wybrać usługę, założyć konto, dokonać rezerwacji, kupić karnet, zapłacić online albo zawrzeć umowę bez pojawienia się w recepcji.
Jeżeli właśnie tak działa Twoja strona, warto oddzielić dwie kwestie: zasady uczestnictwa w samych zajęciach oraz zasady korzystania z serwisu i zawierania umów online.
Dlatego w bardziej rozbudowanym modelu sprzedaży sam regulamin zajęć może nie wyczerpywać wszystkich potrzeb dokumentacyjnych studia.
W szczególności sprzedaż na odległość wiąże się z obowiązkami informacyjnymi wobec konsumenta, a proces zakupu powinien zostać zaprojektowany w taki sposób, żeby klient otrzymywał potrzebne informacje na odpowiednim etapie.
Nie – i właśnie dlatego nie warto kupować dokumentów według jednej uniwersalnej checklisty.
Powyższy zestaw jest dobrym punktem wyjścia dla studia prowadzącego zajęcia dla dorosłych. Jeżeli jednak Twój model działalności jest bardziej rozbudowany, mogą pojawić się dodatkowe potrzeby.
Przykładowo:
Najlepsza lista dokumentów to więc nie „wszystko, co może mieć studio”, tylko zestaw odpowiadający temu, co faktycznie robisz w swoim biznesie.
Jeżeli prowadzisz studio wyłącznie dla osób dorosłych i zamiast kompletować dokumentację pojedynczo chcesz od razu uporządkować podstawowe obszary działalności, możesz skorzystać z gotowego zestawu.
FULL PACK dla studia pilates lub jogi prowadzącego zajęcia bez dzieci łączy najważniejsze dokumenty potrzebne do organizacji relacji z klientami, sprzedaży, RODO i współpracy z instruktorami.
W zestawie otrzymujesz:
Dokumenty zostały przygotowane z myślą o branży fitness i mają umożliwić samodzielne dopasowanie wzorów do działalności studia bez konieczności tworzenia całej dokumentacji od początku.
Jeżeli nie potrzebujesz pełnego zestawu, możesz również wybrać poszczególne dokumenty oddzielnie i stworzyć własny pakiet odpowiadający modelowi Twojego studia.
👉 Zobacz FULL PACK dokumentów dla studia pilates lub jogi
Możesz mieć najlepszy regulamin, politykę prywatności i umowę z instruktorem, ale jeśli dokumenty nie zostały wdrożone, zespół nie zna zasad, a klienci nie otrzymują potrzebnych informacji w odpowiednim momencie, same pliki nie rozwiążą problemu.
Dlatego do dokumentów Law Hall dołączamy instrukcje wdrożeniowe. Ich zadaniem jest przeprowadzić Cię przez proces dostosowania wzoru do działalności i wskazać, gdzie oraz w jaki sposób powinien zostać wykorzystany.
Nie chodzi o to, żeby mieć jak najwięcej dokumentów. Chodzi o to, żeby mieć właściwe dokumenty, dopasowane do własnego studia i rzeczywiście stosowane w praktyce.
Twoje studio. Twoje zasady. Twoje dokumenty.
Zakres dokumentacji zależy od sposobu działania studia. W typowym studiu prowadzącym zajęcia dla dorosłych warto przeanalizować przede wszystkim regulamin zajęć, dokumentację RODO i politykę prywatności, dokumenty związane z zapisami i sprzedażą online oraz umowy z instruktorami. Dodatkowe dokumenty mogą być potrzebne m.in. przy monitoringu lub zajęciach dla dzieci.
Podobnie jak w studiu pilates, dokumentacja powinna odpowiadać rzeczywistemu modelowi działalności. Znaczenie ma m.in. sposób zapisów, rodzaje sprzedawanych karnetów i kursów, współpraca z instruktorami, zakres przetwarzanych danych oraz to, czy studio prowadzi sprzedaż przez internet.
Regulamin pozwala uporządkować zasady świadczenia usług i przekazać klientowi warunki dotyczące m.in. zapisów, płatności, karnetów, rezerwacji, nieobecności czy rezygnacji. Jego zakres powinien odpowiadać temu, w jaki sposób studio faktycznie świadczy i sprzedaje usługi.
Jeżeli studio przetwarza dane osobowe – co w praktyce występuje m.in. przy zapisach klientów, formularzach, newsletterze czy prowadzeniu strony internetowej – musi realizować odpowiednie obowiązki wynikające z RODO. Polityka prywatności może być jednym z elementów tego procesu, ale nie zastępuje całej wymaganej dokumentacji i prawidłowego wdrożenia zasad przetwarzania danych.
Warunki współpracy powinny być odpowiednio uregulowane z każdą osobą wykonującą pracę lub świadczącą usługi na rzecz studia. Rodzaj właściwej umowy zależy od rzeczywistego charakteru współpracy – nie w każdym przypadku będzie to umowa zlecenia.
Tak. Jeżeli prowadzisz studio pilates lub jogi wyłącznie dla dorosłych, możesz skorzystać z FULL PACK, który obejmuje regulamin studia, regulamin strony internetowej, pełną dokumentację RODO, umowę z instruktorem oraz instrukcje wdrożeniowe. Jeżeli Twój model działalności jest inny, możesz również skompletować własny zestaw dokumentów.
Klient kupuje duży karnet, dzięki czemu jedno wejście kosztuje go znacznie mniej niż przy zakupie pojedynczych zajęć. Korzysta z części treningów, a później rezygnuje i prosi o zwrot pieniędzy za wszystkie niewykorzystane wejścia – według obniżonej ceny wynikającej z pakietu.
Regulamin przygotowany kilka lat temu. Polityka prywatności pobrana kiedyś z darmowego wzoru. Formularz zapisów, do którego z czasem dodawano kolejne pola. Zgody, których nikt od dawna nie sprawdzał.
